Основы тайм-менеджмента

Жизнь современного человека тяжело назвать спокойной и размеренной. Основы тайм-менеджмента должны помочь каждому, кто хочется наконец-то побороть нехватку своего времени и выбраться из жесткого цейтнота жизненных испытаний. Конечно же, ограничение во времени может сказаться на личной эффективности, а потому надо всегда проявлять бдительность.

Чем больше негативных эмоций переживает человек, тем вероятнее всего у него начнутся проблемы с его производительностью. В скором времени он станет быстро утомляться, а его настроение будет оставлять желать лучшего. Для того, чтобы не играть роль жертвы с нехваткой свободного времени, надо заняться его управлением.

Успех невозможен без этого

Замечали ли вы, что люди, добившиеся чего-то в жизни, отличаются высокой продуктивностью? Они не только много работают, но и при этом все успевают. А это не совсем идентичные понятия. Необходимо отметить, что продуктивность предполагает результат, а не движение к нему.

Если Вы хотите изменить обыденный ход жизни и улучшить трудовые показатели, то принципы тайм-менеджмента могут в этом помочь. Многие тратят свою жизнь на сущие пустяки, поскольку не выделяют минуты для действительно стоящих вещей.

Модель планирования успешных людей должна повторяться изо дня в день. Только тогда, когда она перейдет в разряд привычки, можно будет увидеть действительно ошеломительные результаты. Главный секрет высокой производительности – правильное распределение собственного времени на протяжении всего дня. Как показывает практика, простые инструменты, описанные ниже, помогают избавиться от роли «заложника» в собственной жизни.

Как выделить минутку для важных дел?

Трудно переоценить роль планирования в современной жизни. Для того, чтобы можно было эффективно и продуктивно распоряжаться собственной жизнью, надо постоянно представлять в голове четкие и сформированные образы. Суть планирования должна отражаться на бумаге. Если цель не будет отражена в письменном виде, то вероятность достижения близится к нулю. Говоря простым языком, перечень дел, отраженный на бумаге, будет представлять своеобразную карту, которая поможет построить правильный вектор своего движения к цели.

Работая со списком планирования, можно существенно увеличить производительность своего труда. Как показывают результаты исследований, то повысить свои базовые показатели можно уже в первый день. Для каждого человека показатель времени будет варьироваться, а потому не стоит «загонять» себя в определенные шаблоны. В вечерние часы надо отводить время для составления списка задач. Зная, что расположено в списке, уже на следующий день можно приступать к их выполнению. Приходя на работу, следует удостовериться в том, что всё будет приводить к поставленной цели.

Многим недостаточно времени утром или вечером для определения приоритетных направлений своей деятельности, потому можно прибегнуть к элементарному приему – списку. Его можно дополнять на протяжении всего дня: как только удается сохранить немного времени на одном, можно направить остаток на реализацию другой цели.

Как все будет выполнено, можно смело вычеркивать ее из общего списка.

В конечном счете, такая модель планирования приведет к повышению общей удовлетворенности своей работой, добавляя энтузиазма. Каждый человек должен расставлять приоритеты от большего к меньшему, от более сложного к упрощенному. Надо понять, что каждодневные действия приводят к достижению главной цели жизни.

На каждую дилемму должно отводиться фиксированное количество времени. Сложное можно разделить на несколько простых элементов и воспользоваться легкими в исполнении, но не менее эффективными методиками:

• дерево целей;
• мозговой штурм и т.д.

В роли дерева будет выступать приоритетное направление, для реализации которого должны быть построены ветви – подзадачи. Разветвления надо строить до тех пор, пока не появится упрощенный путь достижения. Прежде чем использовать методику планирования, надо прибегнуть к простому правилу 10/90: 10% времени, которое будет затрачено на составление списка конкретных шагов, сможет сохранить 90% времени.

Определение главного

Задача планирования заключается еще и в определении первоочередного пункта в своем списке дел. Расставляя приоритеты, можно сохранить много времени, поскольку каждой миссии будет уделяться определенная важность. После определения важного можно продумать дальнейший сценарий. Если важному не уделено необходимое количество времени, то могут наступить серьезные последствия.

Метод АБВГД используется многими людьми, поскольку он прост в использовании. Его сущность заключается в присвоении приоритета определенному пункту из списка. Как можно понять из названия, то буква А будет указывать на важнейшее действие, за невыполнение которого могут наступить последствия.

Главное правило такого планирования базируется на том, что дела Б можно выполнять только тогда, когда будут выполнены дела А. Что касается буквы Д, то она означает «долой». Как правило, «Д» используется для обозначения наименее важных пунктов, выполнение которых никак не будет влиять на результат. Каждая группа букв может отмечаться цифрами, указывающими на последовательность. Исходя из этого, самое важное получит такое обозначение – А1.

Как повышать производительность?

Нехватка времени может быть устранена благодаря определенной степени сосредоточенности и целенаправленности. На первоначальном этапе надо подготовиться к тому, что на выполнение каждого пункта плана должно отводиться определенное количество времени. Как показывает практика, откладывание какого-либо дела и последующее возвращение к нему снижает продуктивность в несколько раз.

Следуя закону принудительной эффективности, можно отметить, что времени не хватает на все, но его будет достаточно для наиболее значимых вещей. Поэтому надо мобилизовать свои силы и начать делать то, что сможет принести наибольшую выгоду.

А Вы любите лягушек?

Как говорит одна из притч планирования: если ранним утром будет съедена живая лягушка, то можно предположить, что это наихудшее событие, случившиеся за весь день.

Брайан Трейси – бизнес-консультант, получивший мировую известность по своим работам, посвященным управлению времени. Сравнение важного с неприятной лягушкой помогает приняться за работу уже сегодня. Чем больше оттягивается необходимое действие, тем больше станет появляться напряжения и неблагоприятных последствий.

Надо взять и сделать, не задумываясь над тем, какие инструменты будут задействованы. Результатом этого станет заряд бодрости, который продержится весь день.

Почему слово «нет» сохраняет время?

Несмотря на высокую значимость планирования, нельзя забывать о слове «нет». Каждый человек должен научиться отказывать от дел, которые в перспективе не смогут дать стоящий результат. Отказ должен быть тактичным и лаконичными, ваша задача состоит в том, чтобы быть понятым, а не отвергнутым.

Нельзя забывать о том, что основа любого тайм-менеджмента – контроль над тем, что выполняется в рабочие и свободные часы. Сначала надо определиться с перечнем «пожирателей» времени:

• просмотр ТВ;
• чтение газет.
• «серфинг» в социальных сетях и т.д.

Составив рейтинг бесполезных занятий, надо постепенно отказываться от каждого из них.

Как помогает мусорная корзина?

Многие могут удивиться, но сотрудники, демонстрирующие хорошие результаты, работают за чистым столом. Дикий хаос – первый признак несобранного и непродуктивного человека. Для устранения подобной проблемы надо выработать простую привычку. Убирайте свое рабочее место по мере заполнения его бумагами.

Как показывает практика, то порядка 25-30% рабочих часов отводится на поиск нужного документа. Корзина для макулатуры – лучший вариант для тех, кто борется за каждый свой час.

Нельзя забывать о том, что в жизни всегда должен сохраняться определенный баланс. Конечно же, работа на пределе возможностей вряд ли приведет к положительным результатам. Если вы не сможете остановиться, то за вас это сделает организм. Только полный контроль над собственным здоровьем и отдыхом позволит предотвратить ряд проблем. Каждая мелочь будет играть большую роль в достижении результата.